Bagaimana mengaudit sumber daya manusia

Banyak perusahaan yang berangkat dalam proses
pengembangannya hanya melihat pada aspek SDM (Sumber Daya Manusia) adalah
kebijakan yang bersifat biaya. Mengapa dianggap
demikian? Banyak perusahaan melihat bahwa sumber daya manusia atau karyawan di
dalamnya adalah beban, mulai dari penggajian, belum lagi kewajiban seperti
Jamsostek ataupun kewajiban untuk memberikan tunjangan lainnya. Lalu muncul suatu pemahaman bahwa sumber daya
manusia adalah suatu bentuk investasi yang penting untuk dikelola sehingga
definisi human resources (sumber daya manusia) menjadi human capital (investasi
manusia).
Dalam proses pengembangan sumber daya manusia, hal yang
menjadi pertimbangan penting dalam suatu perusahaan adalah kebijakan yang
diterapkan untuk pengembangan manusia di mana disebutkan karyawan yang bekerja
dalam perusahan memang bisa dikembangkan menjadi investasi bagi perusahaan itu
sendiri. Kebijakan yang diterbitkan oleh
perusahaan itu sendiri haruslah memuat suatu kepentingan jangka panjang yang
nantinya dituntut adanya suatu komitmen jangka panjang terhadap proses
pengembangan perusahaan itu sendiri. Kebijakan yang diterbitkan oleh perusahaan
terhadap pengembangan sdm meliputi kebijakan (1) Sistem numerasi (2) Sistem
manajemen performa (3) Sistem pengembangan sumber daya manusia (4) Sistem
budgeting terhadap operasional dari proses pengelolaan sumber daya manusia (5)
Peraturan perusahaan dan persyaratan yang terkait dengan pengelolaan sumber
daya manusia.
Salah satu kesalahan yang seringkali dilakukan oleh perusahaan
adalah kemampuan untuk memastikan konsistensi kebijakan untuk dijalankan. Hal apa yang menjadi alasan untuk kemunculan
ketidaksesuaian konsistensi dari kebijakan itu sendiri? Pertama, situasi dan
kondisi yang menyebabkan penyimpanan terhadap sistem dapat muncul dimana antara
kebutuhan untuk mengoptimalkan sdm ditekan oleh adanya kebutuhan pengembangan
sdm itu sendiri. Sehingga dengan kondisi
”terpaksa” kebijakan terhadap sdm itu sendiri dilanggar. Kedua, adanya conflict of interest yang
dimunculkan oleh oknum-oknum baik itu internal perusahaan maupun dari pihak
manajemen itu sendiri yang menyebabkan pelanggaran dengan sengaja
dilakukan. Ketiga, adanya perubahan dari
manajemen perusahaan yang menyebabkan kebijakan sudah tidak memadai untuk
menghadapi aspek kompetisi dengan dunia luar.
Ketidakkonsistenan dalam menjalankan manajemen sumber
daya manusia dapat menyebabkan bumerang yang dapat membunuh strategi dalam
perusahaan itu sendiri. Dimana karyawan mulai mempertanyakan konsistensi
kebijakan sumber daya manusia yang dijalankan perusahaan. Konsep dan aspek adil di dalam organisasi
harus dapat memastikan bahwa sistem kebijakan sumber daya manusia yang dijalankan
dapat mengembangkan dan menumbuhkan persaingan yang positif dalam perusahaan
sehingga dapat meningkatkan performa dari organisasi.
Suatu sistem yang baik, adalah sistem yang dapat
teraudit. Sistem manajemen sumber daya
manusia, harus dibangun dengan mengikuti aturan ini. Sistem sumber daya manusia yang tepat adalah
sistem yang dibangun dengan mengedepankan konsep PDCA (Planning- Do- Check-
Action). Apa yang dimaksud dengan konsep
tersebut.
(a)
Planning
Dalam menyusun sistem harus ditetapkan tujuan dari suatu
sistem tersebut dibuat, serta dijelaksanakn latar belakang yang menjelaskan
sistem tersebut dibangun.
Contoh: SOP (Standard Operating Procedure) sistem
rekruitmen (penerimaan karyawan). Pada
saat penyusunan sistem, harus dilihat tujuan dari sistem tersebut dibangun,
ruang lingkup dari SOP itu sendiri meliputi jenis rekruitmen internal atau
eksternal maupun aspek pengembangan sistem rekruitmen lainnya.
(b)
Do
Bagaimana sistem tersebut dijalankan. Seperti menjelaskan pejabat mana yang
memiliki kewenangan untuk menjalankan proses ini, lalu bagaimana proses
tersebut dijalankan, detail terhadap sistem dokumentasi tersebut dijalankan
juga menjadi bagian yang penting untuk dijelaskan.
(c)
Check
Bagaimana sistem tersebut dievaluasi maupun diaudit untuk
memastikan sistem tersebut dijalankan.
Suatu sistem yang baik harus memastikan adanya proses verifikasi
(pemeriksaan ulang) ataupun validasi (pengesahan). Seperti proses penyelesaian sistem kompensasi,
harus dipastikan adanya mekanisme pemeriksaan sebelum proses dijalankan. Setelah proses dijalankan pun juga harus
dipastikan adanya suatu proses pemeriksaan yang intensif untuk memastikan bahwa
mekanismen evaluasi tersebut dijalankan.
(d)
Action
Penetapan tindakan perbaikan dan pencegahan yang
dilakukan untuk mengantisipasi apabila sistem yang dimaksud tidak dijalankan
sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan.

Audit
adalah salah satu bentuk dari proses check itu sendiri. Sedikit berbeda dibandingkan dengan konsep
verifikasi dan validasi. Dalam proses
verifikasi dan validasi proses dijalankan sebelum suatu bentuk proses sudah
dijalankan. Sehingga mencoba dipastikan
bahwa proses tersebut sudah mengikuti aturan kesesuaiannya sebelum
diimplementasikan. Contoh adalah mekanisme penggajian, dalam proses dan mekanisme
penggajian. Sebelum system penggajian
tersebut dijalankan harus dipastikan adanya verifikasi dari pejabat yang
berwenang, mungkin di sini adalah HR & GA Manager yang melakukan proses
pemeriksaan terhadap kesesuaian data kompensasi tersebut dan kemudian
pengesahan itu sendiri dijalankan oleh Finance Accounting Manager sebagai
pejabat yang memiliki authorisasi untuk melakukan proses transaksi.



Komitmen
yang dikembangkan itu sendiri meliputi:
(1)
Sistem kompensasi
Sistem
kompensasi memuat seluruh faktor numerasi yang diterapkan oleh perusahaan.
Seperti bagaimana mekanisme penggajian ditetapkan, apakah termuat
informasi yang terkait dengan pengemangan antara sistem golongan jabatan dengan
sistem penggajian yang ditetapkan dalam perusahaan itu sendiri. Apakah penyusunan sistem kompensasi tersebut
telah sesuai dengan konsep standar persyaratan yang dimaksud. Tidak terdapat penyimpangan yang terkait
dengan sistem numerasi yang dimaksud, seperti tata cara pembayaran, bukti-bukti
atau dokumen yang dibutuhkan untuk mengembangakan sistem kompensasi yang
dimaksud. Lalu bagaimna cara mengauditnya? Auditor dapat melakukan proses
memastikan kesesuaian antara kebijakan dan proses pelepasan kompensasi itu
sendiri dijalankan. Dalam beberapa
kasus, juga dapat melakukan proses validasi dan verifikasi terhadap individu
yang menerima transaksi tersebut.

(2)
Sistem Manajemen
Performa
Proses audit yang dijalankan adalah melihat kesesuaian
antara indikator yang mencapai target tersebut ataupun realisasi yang
terukur. Konsep pemeriksaan lebih
melihat pada aspek obyektifitas dari sistem manajemen performa yang dijalankan
tersebut untuk melihat aspek kesesuaian yang ada dalam konsep pengukuran
prestasi karyawan. Bukti-bukti
terdokumentasi harus diperiksa secara teliti untuk melihat kesesuaian dan
obyektifitas dari penilaian.

(3)
Sistem
pengembangan sumber daya manusa
Unit kerja SDM sangat erat peranannya dalam proses
pengembangan sumber daya manusia. Audit pada area kerja ini memiliki fokus untuk memastikan
bahwa SOP pelatihan dijalankan. Seperti
proses dalam penyusunan program pelatihan, individu yang menjalankan pelatihan
dan efektifitasnya. Nilai efektifitas
ini sangat penting untuk teraudit untuk memastikan bahwa kondisi proses
operasional pengembangan sumber daya manusia telah sejalan dan berbasis dengan
kompetensi SDM yang ada di lapangan.

(4)
Sistem budgeting
Dalam proses pengembangan sumber daya manusia, suatu
perusahaan harus menerapkan suatu konsep budgeting yang kemudian dikembangkan
menjadi bentuk pengembangan strategis pelaksanaannya. Budgeting dari proses ini harus dipastikan
dijalankan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan. Bagaimana proses yang memiliki alokasi budget
dijalankan.

(5)
Peraturan
perusahaan dan persyaratan peraturan perundang-undangan
Mekanisme penyusunan peraturan adalah suatu kebijakan
strategis yang bersifat jangka panjang dan terkait dengan peraturan dan
perundang-undangan. Hal yang sangat
perlu dicermati dalam proses pengembangan dan penyusunan peraturan perundangan
adalah kesesuaian pelaksanaannya dan kesesuai terhadap persyaratan peraturan
dan perundang-undangan.

Bagaimana dengan penjelasan audit yang telah disampaikan, apabila masih
diperlukan pertimbangan lanjutan terhadap proses audit ini. Konsultan kami akan siap membantu dalam
melakukan proses implementasi audit SDM yang dijalankan di lapangan. Proses audit ini nanti akan dilengkapi dengan
laporan audit yang nantinya sebaiknya ditindaklanjuti oleh perusahaan.

(Amarylliap@yahoo.com, 0829369926)

Jangan lupa baca yang ini juga