14 ALASAN MENGAPA PERUSAHAAN MEMBUTUHKAN SOP
Banyak perusahaan memiliki keinginan untuk menerapkan Standard Operating
Procedure (SOP) namun belum memahami kejelasan mengapa harus menerapkan
SOP itu sendiri. Tersedia beberapa alasan yang melatarbelakangi mengapa
perusahaan membutuhkan adanya SOP.
(1) Sebagai panduan dasar dari bekerja
Dapat Anda bayangkan, bagaimana rasanya bekerja apabila dalam system dan mekanisme dalam pekerjaan di suatu perusahaan dijalankan tanpa aturan baku. Pasti suatu proses banyak dijalankan berdasarkan kebisaan dan banyak menggantungkan diri kepada individu yang ada dalam perusahaan. Akibatnya, untuk menjamin suatu proses berjalan di dalam perusahaan, ketergantungan yang kuat akan suatu tahapan proses terhadap individu tertentu. Selain tidak dapat mengedepankan profesionalisme (pengukuran dari penilaian akan menjadi subyektif), perusahaan akan sangat tergantung pada kapasitas dan emosi individu tersebut.
(2) Sebagai dasar dalam pengembangan system manajemen sumber daya manusia
Hal yang paling utama dalam pengembangan dalam system manajemen sumber daya manusia adalah penetapan terhadap uraian pekerjaan dari jabatan itu sendiri. Dalam beberapa hal, SOP dapat digunakan sebagai dasar dalam proses analisis jabatan.
(3) Sebagai panduan dan melakukan proses pengukuran manajemen kinerja karyawan
Dalam proses pengukuran terhadap kinerja karyawan, hal yang menjadi suatu prioritas kuat adalah bagaimana memastikan bahwa indicator tersebut dapat dinilai secara obyektif. Suatu proses penilaian yang tepat adalah proses penilaian yang secara system terakomodasi. Artinya tahapan dalam mengumpulkan bukti terhadap telah dilaksanakannya suatu aktivitas dilakukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dalam bentuk format pencatatan baku yang ditetapkan dalam bentuk system operasional yang teraudit.
(4) Sebagai alat untuk menjalankan Program Audit
SOP itu sendiri adalah penyusunan skematis terhadap system yang kemudian digunakan sebagai dasar dari proses audit. Kadangkala dari kegiatan audit itu sendiri, baik audit internal maupun audit eksternal memberikan rekomendasi untuk dijalankannya SOP sebelum audit itu dijalankan.
(5) Panduan untuk melakukan proses pelatihan
Dalam setiap proses pelatihan, modul dan program pelatihan diberikan kepada peserta pelatihan untuk memastikan bahwa peserta latih dapat mengimplementasikan pekerjaan yang dijalankannya tersebut.
(6) Panduan untuk menetapkan manpower plan
SOP dapat digunakan sebagai dasar perhitungan terhadap tingkat kebutuhan karyawan dalam suatu organisasi. Berdasarkan SOP yang ditetapkan tersebut maka dilakukan proses perhitungan terhadap beban kerja yang ada untuk kemudian melakukan pemetaan terhadap kebutuhan sumber daya manusia.
(7) Dasar terhadap pengembangan manajemen
Dalam unit usaha dengan jenis retail, tersedianya SOP akan memberikan panduan dan dasar yang kuat untuk semakin mengembangkan strategi bisnis yang dijalankan untuk mengembangkan ekspansi bisnis dengan pengembangan strategi dari manajemen operasional.
(8) Peningkatan nilai dari sumber daya manusia
Kadangkala masih banyak orang yang memiliki persepsi yang salah terhadap factor sumber daya manusia. Dalam suatu perusahaan, umumnya melihat sumber daya manusia sebagai bentuk beban biaya, dimana persepsi tersebut harus diubah. Dengan SOP, pemahaman tersebut akan hilang karena setiap manusia yang ada dalam organisasi memiliki nilai atau benefit yang terukur. Dimana pengembangan potensi dan penilaian terhadap kontribusi dapat dioptimalkan.
(9) Awal Melangkah menuju Sistem ISO
Dengan tersedianya system SOP (Standard Operating Procedure) maka perusahaan yang bersangkutan sudah berada dalam status dan kondisi yang ideal untuk melakukan proses perjalanan menuju ISO series. Dalam beberapa hal, kebutuhan terhadap pengembangan system ISO adalah menyesuaikan antara Standar ISO yang ditetapkan sesuai dengan kebutuhan dokumentasi ISO. Salah satu kemudahaan dari perusahaan yang sudah menerapkan Sistem ISO untuk mendapatkan sertifikasi ISO adalah sudah terbentuknya budaya perusahaan yang akan menunjang Sistem ISO yang dimaksud sehingga tingkat penerimaan dan pengelolaan system sudah dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan tersebut.
(10) Kemudahan untuk perhitungan target penyelesaian pekerjaan
Pada perusahaan yang telah memiliki target status penyelesaian pekerjaan pada setiap tahapan pekerjaan yang dijalankan tersebut. Satu hal yang harus dipastikan adalah alir proses pekerjaan yang jelas akan mempermudah suatu bisnis atau unit usaha untuk mengembangkan dan mengoptimalkan status dari penyelesaian pekerjaan. Salah satu prinsip penting yang dipegang dalam proses implementasi SOP adalah kesepakatan dan konsistensi dari individu pekerja ketika menyelesaikan masalah dalam status operasional perusahaan.
(11) Budaya kerja yang tinggi
Dalam pengerjaan proyek terhadap implementasi pekerjaan yang dijalankan di lapangan memastikan bahwa sistem operasional dijalankan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang telah ditetapkan dalam organisasi yang dimaksud. Kesepakatan yang diformalkan dalam bentuk Standard Operating Procedure tersebut dapat digunakan untuk menjaga batasan profesionalisme dalam menjalankan status pekerjaan yang ada.
(12) Implementasi Service Excellent
Penerapan terhadap pengembangan implementasi yang berkaitan dengan pemenuhan standar kepuasan pelanggan digunakan untuk melakukan proses operasional terhadap status sinergis dengan standar kebutuhan pelanggan. Hal yang sangat menarik untuk diperhatikan, bahwa kepuasan pelanggan bukanlah menjadi suatu bentuk tanggung jawab pribadi dari pihak Marketing saja, melainkan seluruh elemen yang ada dalam organisasi. Menjadi nilai yang sangat penting apabila mulai dari satuan kerja yang paling sederhana sekalipun untuk mengembangkan konsep kepuasan pelanggan dan pelayanan.
(13) Pengembangan Aspek Leadership
Standard Operating Procedure akan sangat membantu dalam memastikan bahwa setiap individu akan bekerja sesuai dengan detail pekerjaan yang sudah ditetapkan dalam format Job Description. Akibatnya, setiap individu yang berada dalam organisasi akan dilatih untuk lebih mengoptimalkan sistem operasional yang tersedia dalam pekerjaan yang ada. Bagaimana seorang individu karyawan akan dilatih untuk mengembangkan konsep dari leadership yang dimiliki oleh individu itu sendiri.
(14) Memudahkan traceability (penelusuran) dari data perusahaan itu sendiri
SOP akan membuat setiap tahapan proses dapat tercatat dan mudah untuk dilakukan proses penelusuran untuk memastikan bahwa setiap dokumen atau tahapan proses yang dijalankan dapat dipelajari dan teridentifikasi. Sehingga apabila ditemukan permasalahan yang terkait dengan output proses maka akan dapat teridentifikasi asal muasal permasalahan tersebut untuk kemudian ditetapkan pemecahan terhadap permasalahan yang ada tersebut.
(1) Sebagai panduan dasar dari bekerja
Dapat Anda bayangkan, bagaimana rasanya bekerja apabila dalam system dan mekanisme dalam pekerjaan di suatu perusahaan dijalankan tanpa aturan baku. Pasti suatu proses banyak dijalankan berdasarkan kebisaan dan banyak menggantungkan diri kepada individu yang ada dalam perusahaan. Akibatnya, untuk menjamin suatu proses berjalan di dalam perusahaan, ketergantungan yang kuat akan suatu tahapan proses terhadap individu tertentu. Selain tidak dapat mengedepankan profesionalisme (pengukuran dari penilaian akan menjadi subyektif), perusahaan akan sangat tergantung pada kapasitas dan emosi individu tersebut.
(2) Sebagai dasar dalam pengembangan system manajemen sumber daya manusia
Hal yang paling utama dalam pengembangan dalam system manajemen sumber daya manusia adalah penetapan terhadap uraian pekerjaan dari jabatan itu sendiri. Dalam beberapa hal, SOP dapat digunakan sebagai dasar dalam proses analisis jabatan.
(3) Sebagai panduan dan melakukan proses pengukuran manajemen kinerja karyawan
Dalam proses pengukuran terhadap kinerja karyawan, hal yang menjadi suatu prioritas kuat adalah bagaimana memastikan bahwa indicator tersebut dapat dinilai secara obyektif. Suatu proses penilaian yang tepat adalah proses penilaian yang secara system terakomodasi. Artinya tahapan dalam mengumpulkan bukti terhadap telah dilaksanakannya suatu aktivitas dilakukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dalam bentuk format pencatatan baku yang ditetapkan dalam bentuk system operasional yang teraudit.
(4) Sebagai alat untuk menjalankan Program Audit
SOP itu sendiri adalah penyusunan skematis terhadap system yang kemudian digunakan sebagai dasar dari proses audit. Kadangkala dari kegiatan audit itu sendiri, baik audit internal maupun audit eksternal memberikan rekomendasi untuk dijalankannya SOP sebelum audit itu dijalankan.
(5) Panduan untuk melakukan proses pelatihan
Dalam setiap proses pelatihan, modul dan program pelatihan diberikan kepada peserta pelatihan untuk memastikan bahwa peserta latih dapat mengimplementasikan pekerjaan yang dijalankannya tersebut.
(6) Panduan untuk menetapkan manpower plan
SOP dapat digunakan sebagai dasar perhitungan terhadap tingkat kebutuhan karyawan dalam suatu organisasi. Berdasarkan SOP yang ditetapkan tersebut maka dilakukan proses perhitungan terhadap beban kerja yang ada untuk kemudian melakukan pemetaan terhadap kebutuhan sumber daya manusia.
(7) Dasar terhadap pengembangan manajemen
Dalam unit usaha dengan jenis retail, tersedianya SOP akan memberikan panduan dan dasar yang kuat untuk semakin mengembangkan strategi bisnis yang dijalankan untuk mengembangkan ekspansi bisnis dengan pengembangan strategi dari manajemen operasional.
(8) Peningkatan nilai dari sumber daya manusia
Kadangkala masih banyak orang yang memiliki persepsi yang salah terhadap factor sumber daya manusia. Dalam suatu perusahaan, umumnya melihat sumber daya manusia sebagai bentuk beban biaya, dimana persepsi tersebut harus diubah. Dengan SOP, pemahaman tersebut akan hilang karena setiap manusia yang ada dalam organisasi memiliki nilai atau benefit yang terukur. Dimana pengembangan potensi dan penilaian terhadap kontribusi dapat dioptimalkan.
(9) Awal Melangkah menuju Sistem ISO
Dengan tersedianya system SOP (Standard Operating Procedure) maka perusahaan yang bersangkutan sudah berada dalam status dan kondisi yang ideal untuk melakukan proses perjalanan menuju ISO series. Dalam beberapa hal, kebutuhan terhadap pengembangan system ISO adalah menyesuaikan antara Standar ISO yang ditetapkan sesuai dengan kebutuhan dokumentasi ISO. Salah satu kemudahaan dari perusahaan yang sudah menerapkan Sistem ISO untuk mendapatkan sertifikasi ISO adalah sudah terbentuknya budaya perusahaan yang akan menunjang Sistem ISO yang dimaksud sehingga tingkat penerimaan dan pengelolaan system sudah dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan tersebut.
(10) Kemudahan untuk perhitungan target penyelesaian pekerjaan
Pada perusahaan yang telah memiliki target status penyelesaian pekerjaan pada setiap tahapan pekerjaan yang dijalankan tersebut. Satu hal yang harus dipastikan adalah alir proses pekerjaan yang jelas akan mempermudah suatu bisnis atau unit usaha untuk mengembangkan dan mengoptimalkan status dari penyelesaian pekerjaan. Salah satu prinsip penting yang dipegang dalam proses implementasi SOP adalah kesepakatan dan konsistensi dari individu pekerja ketika menyelesaikan masalah dalam status operasional perusahaan.
(11) Budaya kerja yang tinggi
Dalam pengerjaan proyek terhadap implementasi pekerjaan yang dijalankan di lapangan memastikan bahwa sistem operasional dijalankan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang telah ditetapkan dalam organisasi yang dimaksud. Kesepakatan yang diformalkan dalam bentuk Standard Operating Procedure tersebut dapat digunakan untuk menjaga batasan profesionalisme dalam menjalankan status pekerjaan yang ada.
(12) Implementasi Service Excellent
Penerapan terhadap pengembangan implementasi yang berkaitan dengan pemenuhan standar kepuasan pelanggan digunakan untuk melakukan proses operasional terhadap status sinergis dengan standar kebutuhan pelanggan. Hal yang sangat menarik untuk diperhatikan, bahwa kepuasan pelanggan bukanlah menjadi suatu bentuk tanggung jawab pribadi dari pihak Marketing saja, melainkan seluruh elemen yang ada dalam organisasi. Menjadi nilai yang sangat penting apabila mulai dari satuan kerja yang paling sederhana sekalipun untuk mengembangkan konsep kepuasan pelanggan dan pelayanan.
(13) Pengembangan Aspek Leadership
Standard Operating Procedure akan sangat membantu dalam memastikan bahwa setiap individu akan bekerja sesuai dengan detail pekerjaan yang sudah ditetapkan dalam format Job Description. Akibatnya, setiap individu yang berada dalam organisasi akan dilatih untuk lebih mengoptimalkan sistem operasional yang tersedia dalam pekerjaan yang ada. Bagaimana seorang individu karyawan akan dilatih untuk mengembangkan konsep dari leadership yang dimiliki oleh individu itu sendiri.
(14) Memudahkan traceability (penelusuran) dari data perusahaan itu sendiri
SOP akan membuat setiap tahapan proses dapat tercatat dan mudah untuk dilakukan proses penelusuran untuk memastikan bahwa setiap dokumen atau tahapan proses yang dijalankan dapat dipelajari dan teridentifikasi. Sehingga apabila ditemukan permasalahan yang terkait dengan output proses maka akan dapat teridentifikasi asal muasal permasalahan tersebut untuk kemudian ditetapkan pemecahan terhadap permasalahan yang ada tersebut.
0 comments:
Posting Komentar
PEDOMAN KOMENTAR
Ayo berpartisipasi membangun budaya berkomentar yang baik. Pantang bagi kita memberikan komentar bermuatan menghina atau spam.
Kolom komentar tersedia untuk diskusi, berbagi ide dan pengetahuan. Hargai pembaca lain dengan berbahasa yang baik dalam berekspresi. Setialah pada topik. Jangan menyerang atau menebar kebencian terhadap suku, agama, ras, atau golongan tertentu.
Bangun sharing ilmu dengan berkomentar disini :