TAHAPAN DALAM MELAKUKAN PROSES PENYUSUNAN SOP

TAHAPAN DALAM MELAKUKAN PROSES PENYUSUNAN SOP

SOP (Standard Operating Procedure) apakah sangat sulit untuk disusun? Banyak orang mengatakan bahwa menyusun SOP itu sangat rumit, mengingat banyak variabel yang harus dipertimbangkan dalam proses penyusunannya. Berikut adalah langkah-langkah dalam menyusun SOP (Standard Operating Procedure) yang tepat dan efektif.

(1) Lakukan proses identifikasi business process dalam perusahaan
Petakan proses yang ada dalam perusahaan, buat peta besar dalam operasional proses yang ada di dalam organisasi tersebut. Buatlah bagian-bagian penting yang terkait dengan peta proses yang dimaksudkan tersebut.

(2) Kaji struktur organisasi dan job description
Lakukan proses pengkajian terhadap struktur organisasi yang ada dalam perusahaan kemudian buat secara mendetail uraian pekerjaan yang ada dalam posisi/ jabatan dalam struktur organisasi yang dimaksud.

(3) Susun SOP
Buatlah alir proses yang menjelaskan tahapan-tahapan dalam proses penting tersebut, lihat kaitannya. Setiap proses penting dan kaitannya harus dijelaskan di dalam alir proses. Untuk perusahaan yang membutuhkan detail uraian, buatlah penjelasan naratif singkat yang sangat runtun sesuai dengan alir proses yang ditetapkan dalam SOP.

(4) Lakukan verifikasi dan evaluasi terhadap SOP
Periksa ulang kondisi SOP yang dibuat dengan aktual proses yang berjalan, periksa kebutuhan akan adanya pencatatan dan form-form kerja operasional yang sangat penting untuk memastikan proses dijalankan dengan tepat.

(5) Uji coba SOP
Lakukan simulasi sederhana yang melibatkan seluruh individu yang terkait dalam perancangan SOP dalam perusahaan. Lakukan proses pemeriksaan ulang untuk melihat SOP tersebut dapat dijalankan sesuai dengan kondisi di lapangan. Lakukan pencatatan terhadap kebutuhan koreksi/ perbaikan terhadap SOP yang dimaksudkan tersebut, atau lakukan proses pencatatan akan kebutuhan pengembangan kompetensi atau penambahan sumber daya manusia.

(6) Koreksi SOP
Lakukan perbaikan terhadap SOP yang telah dijalankan tersebut, setiap koreksi akan dibuat proses uji ulang kembali untuk melihat kesesuaian SOP untuk dijalankan.

Demikian tahapan yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk secara internal dalam menyusun SOP. Kebutuhan akan adanya referensi eksternal harus dipastikan dalam teknis operasionalnya mengikuti langkah-langkah yang dimaksud. (Amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Banyak perusahaan yang berangkat dalam proses
pengembangannya hanya melihat pada aspek SDM (Sumber Daya Manusia) adalah
kebijakan yang bersifat biaya. Mengapa dianggap
demikian? Banyak perusahaan melihat bahwa sumber daya manusia atau karyawan di
dalamnya adalah beban, mulai dari penggajian, belum lagi kewajiban seperti
Jamsostek ataupun kewajiban untuk memberikan tunjangan lainnya. Lalu muncul suatu pemahaman bahwa sumber daya
manusia adalah suatu bentuk investasi yang penting untuk dikelola sehingga
definisi human resources (sumber daya manusia) menjadi human capital (investasi
manusia).
Dalam proses pengembangan sumber daya manusia, hal yang
menjadi pertimbangan penting dalam suatu perusahaan adalah kebijakan yang
diterapkan untuk pengembangan manusia di mana disebutkan karyawan yang bekerja
dalam perusahan memang bisa dikembangkan menjadi investasi bagi perusahaan itu
sendiri. Kebijakan yang diterbitkan oleh
perusahaan itu sendiri haruslah memuat suatu kepentingan jangka panjang yang
nantinya dituntut adanya suatu komitmen jangka panjang terhadap proses
pengembangan perusahaan itu sendiri. Kebijakan yang diterbitkan oleh perusahaan
terhadap pengembangan sdm meliputi kebijakan (1) Sistem numerasi (2) Sistem
manajemen performa (3) Sistem pengembangan sumber daya manusia (4) Sistem
budgeting terhadap operasional dari proses pengelolaan sumber daya manusia (5)
Peraturan perusahaan dan persyaratan yang terkait dengan pengelolaan sumber
daya manusia.
Salah satu kesalahan yang seringkali dilakukan oleh perusahaan
adalah kemampuan untuk memastikan konsistensi kebijakan untuk dijalankan. Hal apa yang menjadi alasan untuk kemunculan
ketidaksesuaian konsistensi dari kebijakan itu sendiri? Pertama, situasi dan
kondisi yang menyebabkan penyimpanan terhadap sistem dapat muncul dimana antara
kebutuhan untuk mengoptimalkan sdm ditekan oleh adanya kebutuhan pengembangan
sdm itu sendiri. Sehingga dengan kondisi
”terpaksa” kebijakan terhadap sdm itu sendiri dilanggar. Kedua, adanya conflict of interest yang
dimunculkan oleh oknum-oknum baik itu internal perusahaan maupun dari pihak
manajemen itu sendiri yang menyebabkan pelanggaran dengan sengaja
dilakukan. Ketiga, adanya perubahan dari
manajemen perusahaan yang menyebabkan kebijakan sudah tidak memadai untuk
menghadapi aspek kompetisi dengan dunia luar.
Ketidakkonsistenan dalam menjalankan manajemen sumber
daya manusia dapat menyebabkan bumerang yang dapat membunuh strategi dalam
perusahaan itu sendiri. Dimana karyawan mulai mempertanyakan konsistensi
kebijakan sumber daya manusia yang dijalankan perusahaan. Konsep dan aspek adil di dalam organisasi
harus dapat memastikan bahwa sistem kebijakan sumber daya manusia yang dijalankan
dapat mengembangkan dan menumbuhkan persaingan yang positif dalam perusahaan
sehingga dapat meningkatkan performa dari organisasi.
Suatu sistem yang baik, adalah sistem yang dapat
teraudit. Sistem manajemen sumber daya
manusia, harus dibangun dengan mengikuti aturan ini. Sistem sumber daya manusia yang tepat adalah
sistem yang dibangun dengan mengedepankan konsep PDCA (Planning- Do- Check-
Action). Apa yang dimaksud dengan konsep
tersebut.
(a)
Planning
Dalam menyusun sistem harus ditetapkan tujuan dari suatu
sistem tersebut dibuat, serta dijelaksanakn latar belakang yang menjelaskan
sistem tersebut dibangun.
Contoh: SOP (Standard Operating Procedure) sistem
rekruitmen (penerimaan karyawan). Pada
saat penyusunan sistem, harus dilihat tujuan dari sistem tersebut dibangun,
ruang lingkup dari SOP itu sendiri meliputi jenis rekruitmen internal atau
eksternal maupun aspek pengembangan sistem rekruitmen lainnya.
(b)
Do
Bagaimana sistem tersebut dijalankan. Seperti menjelaskan pejabat mana yang
memiliki kewenangan untuk menjalankan proses ini, lalu bagaimana proses
tersebut dijalankan, detail terhadap sistem dokumentasi tersebut dijalankan
juga menjadi bagian yang penting untuk dijelaskan.
(c)
Check
Bagaimana sistem tersebut dievaluasi maupun diaudit untuk
memastikan sistem tersebut dijalankan.
Suatu sistem yang baik harus memastikan adanya proses verifikasi
(pemeriksaan ulang) ataupun validasi (pengesahan). Seperti proses penyelesaian sistem kompensasi,
harus dipastikan adanya mekanisme pemeriksaan sebelum proses dijalankan. Setelah proses dijalankan pun juga harus
dipastikan adanya suatu proses pemeriksaan yang intensif untuk memastikan bahwa
mekanismen evaluasi tersebut dijalankan.
(d)
Action
Penetapan tindakan perbaikan dan pencegahan yang
dilakukan untuk mengantisipasi apabila sistem yang dimaksud tidak dijalankan
sesuai dengan standar persyaratan yang telah ditetapkan.

Audit
adalah salah satu bentuk dari proses check itu sendiri. Sedikit berbeda dibandingkan dengan konsep
verifikasi dan validasi. Dalam proses
verifikasi dan validasi proses dijalankan sebelum suatu bentuk proses sudah
dijalankan. Sehingga mencoba dipastikan
bahwa proses tersebut sudah mengikuti aturan kesesuaiannya sebelum
diimplementasikan. Contoh adalah mekanisme penggajian, dalam proses dan mekanisme
penggajian. Sebelum system penggajian
tersebut dijalankan harus dipastikan adanya verifikasi dari pejabat yang
berwenang, mungkin di sini adalah HR & GA Manager yang melakukan proses
pemeriksaan terhadap kesesuaian data kompensasi tersebut dan kemudian
pengesahan itu sendiri dijalankan oleh Finance Accounting Manager sebagai
pejabat yang memiliki authorisasi untuk melakukan proses transaksi.



Komitmen
yang dikembangkan itu sendiri meliputi:
(1)
Sistem kompensasi
Sistem
kompensasi memuat seluruh faktor numerasi yang diterapkan oleh perusahaan.
Seperti bagaimana mekanisme penggajian ditetapkan, apakah termuat
informasi yang terkait dengan pengemangan antara sistem golongan jabatan dengan
sistem penggajian yang ditetapkan dalam perusahaan itu sendiri. Apakah penyusunan sistem kompensasi tersebut
telah sesuai dengan konsep standar persyaratan yang dimaksud. Tidak terdapat penyimpangan yang terkait
dengan sistem numerasi yang dimaksud, seperti tata cara pembayaran, bukti-bukti
atau dokumen yang dibutuhkan untuk mengembangakan sistem kompensasi yang
dimaksud. Lalu bagaimna cara mengauditnya? Auditor dapat melakukan proses
memastikan kesesuaian antara kebijakan dan proses pelepasan kompensasi itu
sendiri dijalankan. Dalam beberapa
kasus, juga dapat melakukan proses validasi dan verifikasi terhadap individu
yang menerima transaksi tersebut.

(2)
Sistem Manajemen
Performa
Proses audit yang dijalankan adalah melihat kesesuaian
antara indikator yang mencapai target tersebut ataupun realisasi yang
terukur. Konsep pemeriksaan lebih
melihat pada aspek obyektifitas dari sistem manajemen performa yang dijalankan
tersebut untuk melihat aspek kesesuaian yang ada dalam konsep pengukuran
prestasi karyawan. Bukti-bukti
terdokumentasi harus diperiksa secara teliti untuk melihat kesesuaian dan
obyektifitas dari penilaian.

(3)
Sistem
pengembangan sumber daya manusa
Unit kerja SDM sangat erat peranannya dalam proses
pengembangan sumber daya manusia. Audit pada area kerja ini memiliki fokus untuk memastikan
bahwa SOP pelatihan dijalankan. Seperti
proses dalam penyusunan program pelatihan, individu yang menjalankan pelatihan
dan efektifitasnya. Nilai efektifitas
ini sangat penting untuk teraudit untuk memastikan bahwa kondisi proses
operasional pengembangan sumber daya manusia telah sejalan dan berbasis dengan
kompetensi SDM yang ada di lapangan.

(4)
Sistem budgeting
Dalam proses pengembangan sumber daya manusia, suatu
perusahaan harus menerapkan suatu konsep budgeting yang kemudian dikembangkan
menjadi bentuk pengembangan strategis pelaksanaannya. Budgeting dari proses ini harus dipastikan
dijalankan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan. Bagaimana proses yang memiliki alokasi budget
dijalankan.

(5)
Peraturan
perusahaan dan persyaratan peraturan perundang-undangan
Mekanisme penyusunan peraturan adalah suatu kebijakan
strategis yang bersifat jangka panjang dan terkait dengan peraturan dan
perundang-undangan. Hal yang sangat
perlu dicermati dalam proses pengembangan dan penyusunan peraturan perundangan
adalah kesesuaian pelaksanaannya dan kesesuai terhadap persyaratan peraturan
dan perundang-undangan.

Bagaimana dengan penjelasan audit yang telah disampaikan, apabila masih
diperlukan pertimbangan lanjutan terhadap proses audit ini. Konsultan kami akan siap membantu dalam
melakukan proses implementasi audit SDM yang dijalankan di lapangan. Proses audit ini nanti akan dilengkapi dengan
laporan audit yang nantinya sebaiknya ditindaklanjuti oleh perusahaan.

(Amarylliap@yahoo.com, 0829369926)

Banyak perusahaan memiliki keinginan untuk menerapkan Standard Operating Procedure (SOP) namun belum memahami kejelasan mengapa harus menerapkan SOP itu sendiri. Tersedia beberapa alasan yang melatarbelakangi mengapa perusahaan membutuhkan adanya SOP.

(1) Sebagai panduan dasar dari bekerja
Dapat Anda bayangkan, bagaimana rasanya bekerja apabila dalam system dan mekanisme dalam pekerjaan di suatu perusahaan dijalankan tanpa aturan baku. Pasti suatu proses banyak dijalankan berdasarkan kebisaan dan banyak menggantungkan diri kepada individu yang ada dalam perusahaan. Akibatnya, untuk menjamin suatu proses berjalan di dalam perusahaan, ketergantungan yang kuat akan suatu tahapan proses terhadap individu tertentu. Selain tidak dapat mengedepankan profesionalisme (pengukuran dari penilaian akan menjadi subyektif), perusahaan akan sangat tergantung pada kapasitas dan emosi individu tersebut.

(2) Sebagai dasar dalam pengembangan system manajemen sumber daya manusia
Hal yang paling utama dalam pengembangan dalam system manajemen sumber daya manusia adalah penetapan terhadap uraian pekerjaan dari jabatan itu sendiri. Dalam beberapa hal, SOP dapat digunakan sebagai dasar dalam proses analisis jabatan.

(3) Sebagai panduan dan melakukan proses pengukuran manajemen kinerja karyawan
Dalam proses pengukuran terhadap kinerja karyawan, hal yang menjadi suatu prioritas kuat adalah bagaimana memastikan bahwa indicator tersebut dapat dinilai secara obyektif. Suatu proses penilaian yang tepat adalah proses penilaian yang secara system terakomodasi. Artinya tahapan dalam mengumpulkan bukti terhadap telah dilaksanakannya suatu aktivitas dilakukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dalam bentuk format pencatatan baku yang ditetapkan dalam bentuk system operasional yang teraudit.

(4) Sebagai alat untuk menjalankan Program Audit
SOP itu sendiri adalah penyusunan skematis terhadap system yang kemudian digunakan sebagai dasar dari proses audit. Kadangkala dari kegiatan audit itu sendiri, baik audit internal maupun audit eksternal memberikan rekomendasi untuk dijalankannya SOP sebelum audit itu dijalankan.

(5) Panduan untuk melakukan proses pelatihan
Dalam setiap proses pelatihan, modul dan program pelatihan diberikan kepada peserta pelatihan untuk memastikan bahwa peserta latih dapat mengimplementasikan pekerjaan yang dijalankannya tersebut.

(6) Panduan untuk menetapkan manpower plan
SOP dapat digunakan sebagai dasar perhitungan terhadap tingkat kebutuhan karyawan dalam suatu organisasi. Berdasarkan SOP yang ditetapkan tersebut maka dilakukan proses perhitungan terhadap beban kerja yang ada untuk kemudian melakukan pemetaan terhadap kebutuhan sumber daya manusia.

(7) Dasar terhadap pengembangan manajemen
Dalam unit usaha dengan jenis retail, tersedianya SOP akan memberikan panduan dan dasar yang kuat untuk semakin mengembangkan strategi bisnis yang dijalankan untuk mengembangkan ekspansi bisnis dengan pengembangan strategi dari manajemen operasional.

(8) Peningkatan nilai dari sumber daya manusia
Kadangkala masih banyak orang yang memiliki persepsi yang salah terhadap factor sumber daya manusia. Dalam suatu perusahaan, umumnya melihat sumber daya manusia sebagai bentuk beban biaya, dimana persepsi tersebut harus diubah. Dengan SOP, pemahaman tersebut akan hilang karena setiap manusia yang ada dalam organisasi memiliki nilai atau benefit yang terukur. Dimana pengembangan potensi dan penilaian terhadap kontribusi dapat dioptimalkan.

(9) Awal Melangkah menuju Sistem ISO
Dengan tersedianya system SOP (Standard Operating Procedure) maka perusahaan yang bersangkutan sudah berada dalam status dan kondisi yang ideal untuk melakukan proses perjalanan menuju ISO series. Dalam beberapa hal, kebutuhan terhadap pengembangan system ISO adalah menyesuaikan antara Standar ISO yang ditetapkan sesuai dengan kebutuhan dokumentasi ISO. Salah satu kemudahaan dari perusahaan yang sudah menerapkan Sistem ISO untuk mendapatkan sertifikasi ISO adalah sudah terbentuknya budaya perusahaan yang akan menunjang Sistem ISO yang dimaksud sehingga tingkat penerimaan dan pengelolaan system sudah dijalankan sesuai dengan standar persyaratan yang ditetapkan tersebut.

(10) Kemudahan untuk perhitungan target penyelesaian pekerjaan
Pada perusahaan yang telah memiliki target status penyelesaian pekerjaan pada setiap tahapan pekerjaan yang dijalankan tersebut. Satu hal yang harus dipastikan adalah alir proses pekerjaan yang jelas akan mempermudah suatu bisnis atau unit usaha untuk mengembangkan dan mengoptimalkan status dari penyelesaian pekerjaan. Salah satu prinsip penting yang dipegang dalam proses implementasi SOP adalah kesepakatan dan konsistensi dari individu pekerja ketika menyelesaikan masalah dalam status operasional perusahaan.


(11) Budaya kerja yang tinggi
Dalam pengerjaan proyek terhadap implementasi pekerjaan yang dijalankan di lapangan memastikan bahwa sistem operasional dijalankan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab yang telah ditetapkan dalam organisasi yang dimaksud. Kesepakatan yang diformalkan dalam bentuk Standard Operating Procedure tersebut dapat digunakan untuk menjaga batasan profesionalisme dalam menjalankan status pekerjaan yang ada.

(12) Implementasi Service Excellent
Penerapan terhadap pengembangan implementasi yang berkaitan dengan pemenuhan standar kepuasan pelanggan digunakan untuk melakukan proses operasional terhadap status sinergis dengan standar kebutuhan pelanggan. Hal yang sangat menarik untuk diperhatikan, bahwa kepuasan pelanggan bukanlah menjadi suatu bentuk tanggung jawab pribadi dari pihak Marketing saja, melainkan seluruh elemen yang ada dalam organisasi. Menjadi nilai yang sangat penting apabila mulai dari satuan kerja yang paling sederhana sekalipun untuk mengembangkan konsep kepuasan pelanggan dan pelayanan.

(13) Pengembangan Aspek Leadership
Standard Operating Procedure akan sangat membantu dalam memastikan bahwa setiap individu akan bekerja sesuai dengan detail pekerjaan yang sudah ditetapkan dalam format Job Description. Akibatnya, setiap individu yang berada dalam organisasi akan dilatih untuk lebih mengoptimalkan sistem operasional yang tersedia dalam pekerjaan yang ada. Bagaimana seorang individu karyawan akan dilatih untuk mengembangkan konsep dari leadership yang dimiliki oleh individu itu sendiri.

(14) Memudahkan traceability (penelusuran) dari data perusahaan itu sendiri
SOP akan membuat setiap tahapan proses dapat tercatat dan mudah untuk dilakukan proses penelusuran untuk memastikan bahwa setiap dokumen atau tahapan proses yang dijalankan dapat dipelajari dan teridentifikasi. Sehingga apabila ditemukan permasalahan yang terkait dengan output proses maka akan dapat teridentifikasi asal muasal permasalahan tersebut untuk kemudian ditetapkan pemecahan terhadap permasalahan yang ada tersebut.